في البداية، عندما كانت المصلحة في بداية طريقها وكان بالإمكان عدد موظفيها على أصابع اليد، كل شيء كان يبدو مختلفًا. مسؤوليات كل موظف كانت واسعة، كان هناك شغف للعمل وصداقة حقيقية، وكانت هناك أحلام كبيرة وهدف مشترك واحد. وبعد مرور بضع سنوات، تطورت المصلحة وقمتم بزيادة القوى العاملة إلى عشرات الموظفين. ومع السعادة والشعور بتحقيق الذات، جاء تحدٍّ كبير؛ تغيير الديناميكية يتطلب منكم إعادة التفكير مجددًا في كيفية إدارة الموظفين. 

انتم لا تملكون قوة خارقة، وفي هذه المرحلة، لا يمكن لشخص واحد أن يسيطر بشكل تام على كل هذه الأمور.

يجب عليكم تفويض الصلاحيات والرجوع خطوة واحدة إلى الوراء، لتروا الصورة الأكبر.

جمعنا لكم بعض الملاحظات والنصائح المهمة لإدارة الموارد البشرية في المصلحة بالشكل الصحيح.

روتين العمل

حاولوا أن تتذكروا المديرين الذين كان لهم أثر كبير عليكم خلال مسيرتك المهنية.

ما الذي جعلهم كذلك؟ يمكن أن تكون لهذا السؤال إجابات عديدة، لكن لو قمنا بتصفيتها، سنكتشف أن السر يكمن في الدمج بين الحفاظ الحفاظ على مرونة تفكيرية والانفتاح، وبين وضع أهداف واضحة، الاستقرار وإدارة روتين العمل بشكل منظم.

كيف يمكن القيام بذلك؟ بواسطة روتين العمل.

روتين العمل عبارة عن مجموعة أدوات إدارية لبناء تواصل مع أعضاء الطاقم، لقيادة الطاقم ودفعه نحو التقدّم وتوفير الشعور بالأمن.

ماذا يشمل روتين العمل؟

• جلسات طاقم - خصصوا وقتًا ثابتًا في اليوميات لطاقمكم. كرّسوا الوقت للحوار المفتوح بين الموظفين، وأطلِعوهم على الصورة الواسعة بالإضافة إلى مهامهم.

• اللقاءات الشخصية - أرسِلوا لكل موظف دعوة ثابتة ودورية لمحادثات 1:1. يجب أن تكون المحادثات وقصيرة ومركّزة، بأسلوب واحد إلى واحد. قوموا بذلك بشكل منظم، وليس كمحادثة عشوائية في الردهة، وبوتيرة مرة في الأسبوع أو الأسبوعين، ليس أكثر.

خصصوا فرصة للحوار الحقيقي عن العمل الجاري، عن التحديات، النجاحات، نقاظ القوة والضعف الشخصية لدى الموظفين. وفقًا لما يطرأ، بإمكانكم توفير حلول شخصية، تقديم الاستشارة وتوفير أدوات ملاءَمة.

• جولة "صباح الخير" - يدور الحديث عن روتين صباحي بسيط لكن مهم لبدء اليوم، حيث تقومون بالتجوّل وإلقاء تحية الصباح على أعضاء الطاقم. اهتموا بأمورهم، ألقوا عليهم ابتسامة أو مزحة، وابنوا علاقة شخصية وقريبة معهم. 

• إدارة محادثات التقييم - التقييم هو أداتنا لتوضيح الأمور التي تحدث الآن هنا للموظف، لنساعده على التحسُّن والتقدم. يجب أن يكون التقييم فوريًا وأن يعكس الفجوة التي اكتشفتموها بشكل داعم، ومن خلال حوار مفتوح ولائق. حاولوا في التقييم وصف الحالة التي حدثت، وليس سلوك الموظف. الحفاظ على محادثة حيادية كهذه، يتيح المجال لتحقيق التعاون ودفع متلقي التقييم نحو التحسُّن.

استغلوا محادثة التقييم لتوطيد العلاقة المتبادلة بينكم وبين الموظفين. اطلبوا من موظفيكم أن يطلعوكم على ما يحتاجونه منكم من أجل النجاح والتطور في السنة القريبة. إذا قمتم بذلك، بإمكانكم استغلال الموارد المتوفرة لكم وتعزيز سيرورة تطور الموظفين.

تقييم الموظفين

في المصالح التي تشغل عشرات الموظفين، غالبًا ما يتم إدارة سيرورة تقييم الموظفين بشكل سنوي.

يتم التقييم من كلا الطرفين - تقييم المدير وتقييم الموظف لنفسه.

في معظم الأماكن، تتمحور السيرورة حول تحقيق ووضع الأهداف، وتقييم عددي للمعايير المختلفة وفقًا لطبيعة الوظيفة.

مع ذلك، تشير أبحاث كثيرة إلى أن نجاعة التقييم السنوي ليس عالية جدًا بالنسبة للموظفين أو المديرين. هذه المحادثات تصبح عبئًا، ولا تعود سيرورة بنّاءة وفعالة للموظفين والمديرين.

من أجل خلق تأثير كبير من التقييم، حاولوا دمج التركيز على نجاحات الموظفين. حاولوا معرفة نقاط القوة التي استخدمها الموظفون لتحقيق النجاح، وكيف يمكنكم استعادة هذا النجاح في أماكن أخرى أيضًا.

نصيحة من ذهب!

عندما ننظر إلى الوراء لسنة كاملة، يكون لدينا الكثير لنتحدث عنه.

كمية المواضيع للتحسين، الحفاظ، التعلّم والتغيُّر، يمكن أن تبدو لانهائية.

لذلك، التحدي الكبير الذي يقف أمامكم هو إيجاد الموازنة الكمية مقابل الجودة - هل نتحدث عن كل الأمثلة للتعلّم، أم نختار الأهم من بينها؟ 

القاعدة المتّبعة التي أثبتتها الأبحاث، هي أن الشخص قادر على احتواء 4-3 مواضيع في لحظة معينة. لو تحدثنا مع الموظفين عن مواضيع كثيرة جدًا، غالبًا ما سيشعرون بإحباط كبير ويستسلمون مسبقًا.

التعلّم والتأهيل

في إطار اكتشاف الفجوات الذي يتم في تقييم الموظفين (السنوي والروتيني)، من المهم إجراء سيرورات تعلّم وتأهيل من أجل تحقيق إمكانات الموظفين.

في المصلحة المتوسطة، يتركّز معظم المجهود في بناء سيرورات استيعاب للوظيفة وللشركة (Onboarding) وتطوير المديرين.

إجراءات الاستيعاب في الشركة - استثمروا في بناء وتخطيط برامج استيعاب مهنية، ناجعة وسريعة، حيث توفر للموظف الأدوات والمعرفة المطلوبة في بداية الطريق. التعلم عند الدخول إلى الوظيفة يجب أن يشمل التعرّف على بيئة العمل، الواجهات التي سيعمل بها الموظف، المهام المركزية وغيرها.

برامج تطوير المديرين - معظم المصالح المتوسطة أصبحت تدرك أهمية الاستثمار في برامج تطوير المديرين. وذلك من منطلق الإدراك بأن المديرين هم "حراس مرمى" الشركة. قدراتهم الإدارية ستحدد ما إذا كانت الشركة ستحافظ على مستوى المهنية أم لا، ولأي مدى ستنجح الشركة في الحفاظ على موظفيها.
هذه البرامج تشمل مضامين مثل أساليب القيادة، التفكير الاستراتيجي والتخطيط، إدارة الميزانية وغيرها.
 

وقف التشغيل

وقف تشغيل موظف يمكن أن يحدث بثلاث إمكانيات:

1. الاستقالة - يعلن الموظف عن رغبته بترك مكان العمل. في هذه الحالة، عليه تقديم مكتوب استقالة رسمي.

2. التقاعد - يوجد في إسرائيل قانون سن التقاعد، والذي ينص على شروط الاستحقاق للخروج للتقاعد للرجال والنساء.

3. الإقالة - عندما يرغب المشغل بإقالة موظف ووقف تشغيله.

في الإقالة، يجب على كل مصلحة خوض إجراءات منتظمة وخاضعة للتعليمات التي ينص عليها القانون.

لا يجوز للمشغل اتخاذ قرار نهائي بالإقالة قبل منح الموظف فرصة للدفاع عن نفسه وتقديم ادعاءاته وتبريراته ضد الإقالة، وذلك من خلال جلسة استماع.

يجب على المشغل إعطاء بلاغ مسبق قبل جلسة الاستماع. يجب أن يكون البلاغ قبل يومين-ثلاثة أيام من عقد الجلسة. الهدف هو إجراء محادثة حقيقية وصريحة بين المشغل والموظف، حيث يتمكن كل طرف من طرح ادعاءاته.

معلومات مهمة! ماذا عليكم أن تفعلوا قبل جلسة الاستماع؟

• يجب على المشغل أن يوضح للموظف ما هي التبريرات التي اعتمد عليها.

• إذا كان قرار المشغل يعتمد على مستندات، يجب عليه إتاحة المجال للموظف لمعاينتها قبل جلسة الاستماع. هكذا، بإمكان الموظف أن يدافع عن نفسه وأن يُجري محادثة مهنية. يجب على المشغل أن يدعم أقواله بالأمثلة.

• في جلسة الاستماع، يتطرق الموظف إلى الادعاءات التي يطرحها المشغل، وبإمكانه إضافة ادعاءاته الخاصة.

• بإمكان الموظف الاستعانة بمحامٍ أو بممثل من لجنة الموظفين.

انتبهوا! يحدد القانون حالات لا يمكن فيها إقالة الموظف أو الموظفة.

قبل أي إجراء، افحصوا وتأكدوا من أن الإجراء سليم من ناحية قانونية. بهذا الشكل، يمكنكم تفادي الدعاوى القضائية في المستقبل.

من المفضل النظر في كل حالة على حدة، وفقًا للمعلومات الواردة على موقع كل الحق.

وأخيرًا، ازدياد عدد الموظفين هو مرحلة مهمة في حياة المصلحة. كلما ازداد عدد الموظفين، يزداد تأثيرهم على نمو المصلحة وأرباحها.

استثمِروا في القوى العاملة في مصلحتكم. تعرّفوا عليهم عن قرب واهتموا باحتياجاتهم.

تذكروا! التطور الشخصي وبناء علاقات قريبة مع الموظفين هما المفتاح للحفاظ على الموظفين وبناء طاقم ناجح.

*المعلومات الواردة في المقال هي معلومات عامة وتهدف إلى توسيع المعرفة في سياق التخطيط المالي. نلفت انتباهكم إلى أن المعلومات قد تكون جزئية، وبالتالي لا يمكنها أن تشكّل بديلًا عن تلقّي الاستشارة الفردية. لا يمكن التعامل مع المعلومات الواردة أعلاه على أنّها استشارة، توصية، رأي مهني أو بديل عن الاستشارة المهنية الملاءَمة للزبائن بشكل شخصي.