إدارة شركة كبيرة، تضم أكثر من مئة موظف، تختلف تمامًا عن إدارة مصلحة صغيرة ومقلّصة.

بدلاً من الأجواء العائلية القريبة، حيث يعرف الجميع بعضهم البعض، تتعامون مع تحديات في الاتصال بين الجهات المختلفة في الشركة، إطلاع الموظفين على الصورة الشاملة وتمكينهم.

كيف يمكن الحفاظ على الثقافة المميزة للمنظمة، الحفاظ على المحفزات العالية وجعل كل موظف يشعر بأنه جزء لا يتجزأ من الشركة نفسها؟

هذا هو التحدي الحقيقي الذي يواجهه المديرون في الشركات الكبيرة.

هل يبدو لكم ذلك تحديًا؟ لا تقلقوا. نحن هنا لتوضيح الصورة وتقديم النصائح لكم بشأن إدارة الموارد البشرية في شركتكم بالشكل الصحيح.

روتين العمل

في الشركات الكبيرة، من السهل جدًا أن نغرق في ضغط الاجتماعات، التقارير والاستمارات، وننسى الأمور المهمة فعلًا. من خلال إدارة روتين عملكم بشكل ناجع، يمكنكم توفير الوقت دون إهمال جانب التواصل بين الأقسام المختلفة في المنظمة أو التنسيق والتوافق مع الأهداف الكبرى لنشاط الشركة.

الإدارة المدروسة لروتين العمل هي حاسمة وضرورية لتحقيق الهدف. من جهة، إدارة الكثير من الاجتماعات والجلسات بشكل دائم يمكن أن تؤدي إلى عبء تنظيمي واستغلال وقت عمل المشتركين بشكل غير إنتاجي وغير فعال. من جهة أخرى، القليل من روتين العمل قد يؤدي إلى مشاركة معلومات جزئية، نقص في التفكير المشترك واتّباع ثقافة تنظيمية منقوصة.

المفتاح للإدارة الناجعة لروتين العمل هو خلق إطار واضح.

كيف يمكن القيام بذلك؟

خصصوا ساعات محددة في الأسبوع للجلسات الثابتة (وفقًا لاحتياجات الوظائف المختلفة وتدريجها في الشركة) وحددوا محتوى الجلسات وفقًا لذلك. هذه الساعات يجب أن تشمل اجتماعات الطاقم، جلسات الإدارة، أوقات ثابتة للقاءات الشخصية/لقاءات العمل، محادثات تقييم وغيرها.

بعد ذلك، ضعوا هذا الروتين على خريطة العمل/رزنامة سنوية. بهذه الطريقة، بإمكانكم الحصول على صورة أوضح والتأكد من أن الوقت المخصص لروتين العمل هذا معقول، وأن الموظفين والمديرين في الشركة لا يضيعون وقتًا كبيرًا في الاجتماعات.

بالإضافة، لكي ينجح هذا الإطار، من المهم بناء ثقافة تنظيمية تحثّ الموظفين على الالتزام بالمواعيد.

نبدأ وننهي الاجتماع في الوقت المحدد مسبقًا بالضبط. كما وأن تجهيز أجندة الاجتماع مسبقًا، يصنع العجائب ويزيد نجاعة الإجراءات. يجب أن تشمل الأجندة المواضيع التي سيتناولها الاجتماع، من سيتحدث وعمَّ سيتحدث، بالإضافة إلى إرسال المواد المطلوبة قبل بدء الاجتماع.

نصيحة من ذهب!

احرصوا على إدراج ثقافة "صباح الخير" ضمن الثقافة التنظيمية - يدور الحديث عن روتين صباحي بسيط لكن مهم لبدء اليوم، حيث يقوم جميع المديرين بالتجوّل وإلقاء تحية الصباح على أعضاء الطاقم أو القسم. 

الاهتمام بأمورهم، إلقاء الابتسامة أو المزاح، يمكن أن يخلق علاقة شخصية وقريبة مع الموظفين. 

تذكروا أن التزام الموظفين هو ليس تجاه مكان العمل، بل تجاه المديرين والمشغلين.

كلما رسختم في الشركة أهمية خلق علاقات شخصية، يزداد التزام الموظفين تجاه الشركة.

تقييم الموظفين

هناك هدفان رئيسيان لتقييم الموظفين في الشركات الكبيرة والمنظمات.

الأول، هو اكتشاف المواهب في الشركة - من خلال التقييم، يمكنكم اكتشاف المواهب وصفات القيادة لدى الموظفين، واستخدامها كأساس للقرارات الاستراتيجية المتعلقة بالموارد البشرية في الشركة، مثل: الترقيات، زيادة الأجور، المكافآت والحوافز وغيرها. 

الثاني، هو تحليل إنجازات الموظفين وبناء خطة عمل لتحسين الأداء والإنجازات.

التقدير والتقييم هما حجر الأساس في إدارة الموظفين. إذا قمتم بذلك بالشكل الصحيح، يمكنكم استخدام تقييم الموظفين كأداة للتحفيز وتحسين الأداء بشكل شامل في الشركة.

من المهم إجراء ملاءمات في طرق تقييم الموظفين والمعايير التي يتم فحصها في كل وظيفة.

الطرق التقليدية والأكثر شيوعاً لتقييم الموظفين، هي تقييم المسؤولين مقابل التقييم الذاتي، تقييم الزملاء، وتقييم الموظفين التابعين. 

من المفضل إجراء تقييم الموظفين عبر نظام رقمي يحفظ وينظم كل المعلومات التي يتم إدخالها بشكل منظم. بهذا الشكل، يمكنكم الحصول على صورة كاملة وواضحة عن أداء جميع الموظفين في الشركة.

بمساعدة نتائج التقييم واستخلاص الاستنتاجات، يمكن تصنيف جميع الموظفين إلى مستويات استغلال الإمكانات وتحديد الأماكن التي طرأ فيها تراجع في الأداء.

نصيحة من ذهب!

انتبهوا، من أجل خلق تأثير كبير من محادثات تقييم الموظفين الدورية، حاولوا دمج التركيز على النجاحات. حاولوا تحليل النجاحات. بهذا الشكل يمكنكم معرفة نقاط القوة التي استخدمها كل موظف لتحقيق النجاح، وكيف يمكن استعادة هذا النجاح في أماكن أخرى أيضًا.

التعلّم والتأهيل

تشير الأبحاث إلى أن واحدًا من كل خمسة موظفين (%20) سيترك الشركة خلال أول 45 يومًا. الأخبار الجيدة هي أن التأهيل الأولي الفعّال يمكن أن يقصّر وقت دخول الموظف إلى الوظيفة، ويعزز شعوره بالانتماء والمشاركة، ويحافظ عليه في الشركة على المدى الطويل. 

بالإضافة لذلك، التعلم الذاتي هو أداة رئيسية لاستغلال إمكانات الموظفين القائمين.

تشير الأبحاث إلى أن الموظفين الذين يحصلون على فرص للتعلم والتطوير المستمر، يشاركون ويندمجون أكثر في عملهم، مما يؤدي إلى تحسين الأداء التجاري في الشركة. توفر الكثير من الشركات اليوم تأهيلًا مدمجًا وشاملًا، مما يساهم في تقليل تبديل الموظفين.

أي سيرورات تعلم وتأهيل من المهم ترسيخها في شركتكم؟

إجراءات الاستيعاب في الشركة - استثمروا في بناء وتخطيط برامج استيعاب مهنية، ناجعة وسريعة، حيث توفر للموظفين الأدوات والمعرفة المطلوبة في بداية الطريق. التعلم عند الدخول إلى الوظيفة يجب أن يشمل ما يلي:

• توجّه تنظيمي (يشمل رؤيا الشركة وأهدافها) 
•  الإرشادات الإلزامية الخاضعة لقوانين العمل (مثل الأمان ومنع حوادث العمل، منع التحرش الجنسي وأمن المعلومات) 
• إرشادات استيعاب مهنية وفقًا للوظيفة
• تطوير المهارات التقنية (مثل تحليل البيانات، كتابة المضامين، البرمجة وغيرها)
• تطوير المهارات الناعمة (مثل إدارة الوقت، تطوير القيادة، المفاوضات، التواصل مع الزبائن وغيرها)
• إرشادات عن المنتجات والخدمات التي تقدمها الشركة

برامج تطوير المديرين - معظم الشركات أصبحت تدرك أهمية الاستثمار في برامج تطوير المديرين. وذلك من منطلق الإدراك بأن المديرين هم "حراس مرمى" الشركة. قدراتهم الإدارية ستحدد ما إذا كانت الشركة ستحافظ على مستوى المعايير المهنية أم لا، ولأي مدى ستنجح الشركة في الحفاظ على موظفيها. هذه البرامج تشمل مضامين مثل أساليب القيادة، التفكير الاستراتيجي والتخطيط، إدارة الميزانية وغيرها.

نصيحة من ذهب!

من أجل بناء برنامج إرشاد ملاءَم للوظيفة، يجب بناؤه وفق المراحل التالية:

1. مرحلة المسح - في بداية الطريق، يجب مسح المعرفة، المهارات والأدوات المطلوبة في الوظيفة.

2. مرحلة التوقيت - قدرة الشخص العادي على التعلم محدودة. لذلك، هناك أهمية للتعلم تدريجيًا، من العام إلى الخاص. هنا، عليكم تحديد المواضيع التي يجب تعلمها في كل مرحلة خلال فترة الاستيعاب وبعدها.

3. مرحلة التصنيف - يمكن التعلم بأشكال عديدة؛ بدءًا من التدريب الشخصي، التعلم الذاتي والفيديوهات، وانتهاءً بالأيام التعليمية والندوات الوجاهية. في هذه المرحلة، حددوا الطريقة التي سيتم فيها تعلّم كل موضوع.

4. مرحلة البناء والترسيخ - بعد وضع البرنامج، يجب إخراجه إلى حيز التنفيذ. قوموا ببناء نواتج الإرشاد، أو توجهوا إلى مزود خارجي. قوموا بترسيخ التعلم لدة الموظفين المختلفين، وحاولوا معرفة انطباعهم من ذلك.  

5. مرحلة القياس والتقييم - الطرق لا تنتهي عند إصدار ناتج التعلم. حافظوا على المرونة والتحسين باستمرار - أجروا مراقبة وتحديث للنواتج ولبرنامج التأهيل إذا لزم الأمر.

وقف التشغيل

وقف تشغيل موظف يمكن أن يحدث بثلاث إمكانيات:

1. الاستقالة - يعلن الموظف عن رغبته بترك مكان العمل. في هذه الحالة، عليه تقديم مكتوب استقالة رسمي.

2. التقاعد - يوجد في إسرائيل قانون سن التقاعد، والذي ينص على شروط الاستحقاق للخروج للتقاعد للرجال والنساء.

3. الإقالة - عندما يرغب المشغل بإقالة موظف ووقف تشغيله.

في الإقالة، يجب على كل مصلحة خوض إجراءات منتظمة وخاضعة للتعليمات التي ينص عليها القانون.

ممنوع اتخاذ قرار نهائي بالإقالة قبل منح الموظف فرصة للدفاع عن نفسه وتقديم ادعاءاته وتبريراته ضد الإقالة، وذلك من خلال جلسة استماع.

يجب عليكم إعطاء بلاغ مسبق قبل جلسة الاستماع. يجب أن يكون البلاغ قبل يومين-ثلاثة أيام من عقد الجلسة. الهدف هو إجراء محادثة حقيقية وصريحة بينكم وبين الموظف، حيث يتمكن كل طرف من طرح ادعاءاته.

معلومات مهمة! ماذا عليكم أن تفعلوا قبل جلسة الاستماع؟

• وضحوا للموظف ما هي التبريرات التي اعتمدتم عليها.

• إذا كان قراركم يعتمد على مستندات، يجب عليكم إتاحة المجال للموظف لمعاينتها قبل جلسة الاستماع.

هكذا، بإمكان الموظف أن يدافع عن نفسه وأن يُجري محادثة مهنية. انتبهوا! يجب عليكم دعم ادعاءاتكم بالأمثلة.

• في جلسة الاستماع، يتطرق الموظف إلى الادعاءات التي طُرحت، وبإمكانه إضافة ادعاءاته الخاصة.

• بإمكان الموظف الاستعانة بمحامٍ أو بممثل من لجنة الموظفين.

انتبهوا! يحدد القانون حالات لا يمكن فيها إقالة الموظف أو الموظفة.

قبل أي إجراء، افحصوا وتأكدوا من أن الإجراء سليم من ناحية قانونية. بهذا الشكل، يمكنكم تفادي الدعاوى القضائية في المستقبل.

من المفضل النظر في كل حالة على حدة، وفقًا للمعلومات الواردة على موقع كل الحق.

في النهاية، الخطوة الأولى للنجاح التجاري هي الاعتناء بموظفيكم.

من خلال الاستثمار وتخطيط السيرورات المتعلقة بالموارد البشرية، بإمكانكم الحفاظ على محفزات الموظفين لفترات أطول، والبدء برؤية التحسُّن في الأداء الجاري.

*المعلومات الواردة في المقال هي معلومات عامة وتهدف إلى توسيع المعرفة في سياق التخطيط المالي. نلفت انتباهكم إلى أن المعلومات قد تكون جزئية، وبالتالي لا يمكنها أن تشكّل بديلًا عن تلقّي الاستشارة الفردية. لا يمكن التعامل مع المعلومات الواردة أعلاه على أنّها استشارة، توصية، رأي مهني أو بديل عن الاستشارة المهنية الملاءَمة للزبائن بشكل شخصي.