ניהול חברה גדולה, עם יותר ממאה עובדים, שונה בתכלית מניהול עסק קטן ואינטימי.

במקום אווירה משפחתית קרובה, בה כולם מכירים את כולם, אתם מתמודדים עם אתגרים בתקשורת בין הגורמים השונים בחברה, חיבור העובדים לתמונה הגדולה והעצמתם.

איך אפשר לשמור על התרבות הייחודית של הארגון, לשמר את המוטיבציה הגבוהה ולגרום לכל עובד להרגיש חלק בלתי נפרד מהחברה עצמה?

זהו האתגר האמיתי של מנהלים בחברות גדולות.

נשמע מאיים? אל דאגה, אנחנו כאן כדי לעשות לכם סדר בבלאגן ולתת לכם את הדגשים לניהול נכון של המשאב האנושי בחברה שלכם.

שגרות עבודה

בחברות גדולות, קל מאוד להיסחף לים של ישיבות, דוחות וטפסים ולשכוח מה הדברים החשובים באמת. בעזרת ניהול יעיל של שגרות העבודה שלכם, תוכלו לחסוך זמן מבלי לזנוח את חיזוק התקשורת בין המחלקות השונות בארגון או את יצירת הסינכרון והחיבור למטרות הגדולות של פעילות החברה.

ניהול מחושב של שגרות העבודה הוא קריטי להשגת המטרה. מצד אחד, ניהול של יותר מדי פגישות וישיבות קבועות יכול להביא לעומס ארגוני ולנצל את זמן העבודה של המשתתפים באופן לא פרודוקטיבי ולא אפקטיבי. מצד שני, מעט מדי שגרות עבודה, עלול להביא לשיתוף חלקי של מידע, חוסר בחשיבה משותפת ותרבות ארגונית לוקה בחסר.

המפתח לניהול יעיל של שגרות העבודה הוא ליצור מסגור ברור.

כיצד תעשו זאת?

הגדירו מכסת שעות בשבוע לישיבות קבועות (בהתאם לצרכי התפקידים השונים והדרג שלהם בחברה) והגדירו את תכולת הישיבות בהתאם. המכסה צריכה לכלול ישיבות צוות, ישיבות הנהלה, חלונות קבועים לפגישות אישיות/ פגישות עבודה, שיחות משוב ועוד.

לאחר מכן, העלו את השגרות על מפה/יומן שנתי. כך תוכלו לקבל תמונה בהירה יותר ולוודא שכמות הזמן שמוקדש לשגרות הוא סביר ושהעובדים והמנהלים בארגון לא מאבדים זמן רב מידי בישיבות.

כמו כן, כדי לגרום למסגור להצליח, חשוב לטפח תרבות ארגונית של עמידה בזמנים.

מתחילים ומסיימים את הפגישה בדיוק בזמן שהוגדר מראש. בנוסף, הכנת אג'נדה לפגישה מראש עושה פלאים ומייעלת תהליכים. האג'נדה תכלול את הנושאים בהם הפגישה תעסוק, מי ידבר ועל מה ושליחת החומרים הרלוונטיים לפני תחילת הפגישה.

טיפ זהב!

הקפידו להכניס לתרבות הארגונית שגרת סבב 'בוקר טוב' - מדובר על שגרת בוקר קטנה אך חשובה שפותחת את היום ובה כלל המנהלים מסתובבים ומברכים את חברי הצוות או המחלקה בברכת בוקר טוב. 

התעניינות בשלומם, זריקת חיוך או בדיחה יוכלו ליצור קשר אישי קרוב עם העובדים. 

זכרו כי מחויבות העובדים היא לא למקום העבודה, אלא להמנהלים ולמעסיקים.

ככל שתקדמו בתרבות הארגונית את חשיבות יצירת הקשר האישי, כך מחוייבות העובדים לארגון תהיה חזקה יותר.

הערכת עובדים

לביצוע הערכת עובדים בחברות גדולות וארגונים יש שתי מטרות עיקריות.

הראשונה היא זיהוי הטאלנטים בארגון – בעזרת ההערכה תוכלו לזהות כישורים ותכונות של מנהיגות בין העובדים ולהשתמש בה כבסיס להחלטות האסטרטגיות הנוגעות למשאב האנושי בחברה, כמו: קידומים, העלאות שכר, תגמולים ותמריצים ועוד. 

השנייה היא ניתוח ביצועי העובדים ובניית תוכנית פעולה לשיפור התפקוד והביצועים.

השיקוף והמשוב הם אבן יסוד בניהול עובדים. אם תעשו את זה נכון, תוכלו להשתמש בהערכת העובדים ככלי לבניית מוטיבציה ושיפור התפקוד באופן רוחבי בחברה.

חשוב לבצע התאמות בשיטות הערכת העובדים ובפרמטרים הנבחנים בכל תפקיד.

השיטות המסורתיות והנפוצות ביותר כשמדברים על הערכת עובדים הן הערכת ממונים מול הערכה עצמית, הערכת עמיתים, והערכת כפופים. 

את הערכת העובדים מומלץ לבצע במערכת דיגיטלית אשר תשמור ותארגן את כל המידע שמוזן בצורה מסודרת. כך תוכלו לקבל תמונה מלאה וברורה על ביצועי כלל העובדים בחברה.

בעזרת תוצאות ההערכות וגזירת המשמעויות, יהיה ניתן לסווג את כלל העובדים לרמות מיצוי פוטנציאל ולזהות מקומות בהן התרחשה ירידה בביצועים.
 

טיפ זהב!

שימו לב, כדי ליצר אימפקט משמעותי משיחות הערכת העובדים התקופתיות, נסו לשלב התמקדות בהצלחות. נסו לנתח את ההצלחות, כך תוכלו לזהות באילו חוזקות השתמש כל עובד כדי להצליח וכיצד ניתן לשחזר את ההצלחה גם במקומות נוספים.

למידה והכשרה

מחקרים רבים מראים שאחד מחמישה עובדים (20%) יעזוב את החברה ב-45 הימים הראשונים. החדשות הטובות הן שהכשרה ראשונית אפקטיבית יכולה לקצר את זמן הכניסה של עובד לתפקיד, להגביר את תחושת השייכות והמעורבות שלו, ולשמר אותו בארגון לאורך זמן. 

בנוסף לכך, למידה עצמית הוא כלי מרכזי למיצוי הפוטנציאל של העובדים הקיימים שלכם.

מחקרים מראים כי עובדים המקבלים הזדמנויות ללמידה והתפתחות מתמשכת הם מעורבים יותר בעבודתם, דבר המוביל לשיפור הביצועים העסקיים בחברה. כיום, חברות רבות המציעות תוכניות הכשרה מובנות ומקיפות מדווחות על ירידה בתחלופת העובדים.

אילו תהליכי למידה והכשרה חשוב להטמיע בחברה שלכם?

תהליכי קליטה בארגון - השקיעו בבניה ותכנון של תוכנית קליטה מקצועית, יעילה ומהירה שתעניק לעובדים את הכלים והידע הנדרשים בתחילת הדרך. הלמידה בכניסה לתפקיד תכלול:

• התמצאות ארגונית (כוללת את חזון החברה ומטרותיה) 
• הדרכות חובה הכפופות לחוקי העבודה (כמו בטיחות ומניעת תאונות עבודה, מניעת הטרדה מינית ואבטחת מידע) 
• הדרכות קליטה מקצועיות בהתאם לתפקיד
• פיתוח מיומנויות טכניות (כמו ניתוח נתונים, כתיבת תוכן, תכנות ועוד)
• פיתוח מיומנויות רכות (כמו ניהול זמן, פיתוח מנהיגות, משא ומתן, תקשורת מול לקוחות ועוד)
• הדרכות מוצרים ושירותים שהחברה מציעה

תוכניות פיתוח מנהלים - ברוב החברות כבר מבינים שחשוב להשקיע בתוכנית פיתוח לדרג הניהולי. זאת מתוך ההבנה שהמנהלים הם 'שומרי השער' של החברה. יכולותיהם הניהוליות יכריעו האם הרמה המקצועית תישאר בסטנדרט או לא ולאורך כמה זמן החברה תצליח לשמר את העובדים שלה. התוכניות יכללו תכנים כמו שיטות מנהיגות, חשיבה אסטרטגית ותכנון, ניהול תקציב ועוד.
 

טיפ זהב!

כדי לבנות תוכנית הדרכה מותאמת לתפקיד, יש לבנות אותה בשלבים הבאים:

1. שלב המיפוי - בתחילת הדרך יש למפות את הידע, המיומנויות והכלים הנדרשים בתפקיד.

2. שלב התזמון - יכולת הלמידה של האדם הממוצע מוגבלת. לכן יש חשיבות רבה ללמידה בדירוג, מהכללי לספציפי. כאן הגדירו מה יילמד בכל שלב בתקופת הקליטה ואחריה.

3. שלב האיפיון - ניתן ללמוד בצורות רבות; החל מחניכה אישית, דרך למידה עצמית מלומדות וסרטונים ועד ימי לימוד ועיון פרונטלים. בשלב זה, הגדירו באיזה אופן יילמד כל נושא.

4. שלב הבניה וההטמעה - לאחר שרטוט התוכנית יש להוציא אותה לפועל. בנו את תוצרי ההדרכה או פנו לספק חיצוני. הטמיעו את הלמידה אצל העובדים השונים ונסו לאסוף את התרשמותם.  

5. שלב המדידה וההערכה - הדרך לא נגמרת בשחרור תוצר הלמידה. שמרו על גמישות ושיפור מתמיד- בצעו בקרה ועדכון לתוצרים ולתוכנית ההכשרה במידת הצורך.
 

 סיום העסקה

סיום העסקת עובד יכולה לקרות ב-3 תרחישים:

1. התפטרות – העובד הודיע על הרצון לעזוב את מקום העבודה. בהליך זה עליו להגיש מכתב התפטרות רשמי.

2. פרישה – בישראל קיים חוק גיל הפרישה בו מוגדרים התנאים לזכאות יציאה לפנסיה לגברים ולנשים.

3. פיטורים – מצב בו המעסיק מעוניין לפטר עובד ולסיים את העסקתו.

בפיטורים, על כל עסק חלה החובה לבצע תהליך מסודר הכפוף להוראות הכתובות בחוק.

אסור לכם לקבל החלטה סופית על הפיטורים, לפני שנתתם לעובד הזדמנות להתגונן ולהעלות את טיעוניו ואת נימוקיו נגד הפיטורים, בשיחת שימוע.

עליכם לתת התראה מוקדמת לפני שיחת השימוע. ההתראה צריכה להיות בטווח של יומיים-שלושה לפני קיום השיחה. המטרה היא לקיים שיחה אמתית וכנה בינכם ובין העובד, שבה כל צד יוכל להעלות את טיעוניו.
 

חשוב לדעת! מה צריך לעשות לפני שיחת השימוע?

• הבהירו לעובד מה הנימוקים שעליהם אתם מתבססים.

• אם החלטתכם מתבססת על מסמכים, עליכם לאפשר לעובד לעיין בהם לפני השימוע.

כך יוכל העובד להתגונן ולקיים שיחה עניינית. שימו לב, עליכם לגבות את טענותיכם בדוגמאות.

• בשימוע, העובד מתייחס לטיעונים שהועלו, והוא רשאי להוסיף טיעונים משלו.

• העובד רשאי להיעזר בעורך דין או בנציג של ועד העובדים.

שימו לב, בלשון החוק מוגדרים מקרים בהם לא ניתן לפטר עובד או עובדת.

לפני כל הליך, בדקו וודאו שמבחינה משפטית ההליך תקין. כך מנעו סיכון לתביעות עתידיות.

מומלץ לבחון כל מקרה לגופו בהתאם למידע המופיע באתר כל זכות.

לסיכום, הצעד הראשון בדרך להצלחה עסקית הוא טיפוח העובדים שלכם.

בעזרת השקעה ותכנון התהליכים הנוגעים לכוח האדם, תוכלו לשמר את מוטיבצית העובדים לאורך זמן ולהתחיל לראות שיפור בתפקוד השותף.

*המידע הינו כללי ומטרתו להרחיב ידע בהקשר של תכנון פיננסי. שימו לב כי המידע יכול להיות חלקי ולכן אינו יכול להוות תחליף לייעוץ פרטני. אין לראות במידע האמור לעיל משום ייעוץ, המלצה, חוות דעת או תחליף לייעוץ מקצועי המותאם ללקוח באופן אישי