جمعنا لكم عدد من النقاط المهمة في إدارة الدفاتر السليمة.

1. هناك متطلبات مختلفة من المصالح المختلفة

 طلب إدارة الدفاتر يتغير من مصلحة معفية من الضريبة إلى مصلحة مرخصة أو شركة. اسألوا مدقق حساباتكم عن متطلبات القانون بحسب نوع مصلحة عملكم.

2. إدارة "دفاتر خاصة"

 هناك مصالح عمل مُلزمة بإدارة دفاتر خاصة تتناسب مع نوعية عملها. مثلاً: يجب على الفنادق إدارة دفتر نزلاء زقاعات المناسبات ملزمة بإدارة دفتر دعوات وعلى هذا المنوال. استشيرو مدقق حساباتكم وتأكدوا من استيفائكم لمتطلبات القانون في هذه المسألة.

3. استخدام برامج إدارة الدفاتر

 يجوز لكم حقاً إدارة الدفاتر بطريقة يدوية، لكن هناك الآن برامج مخصصة لهذه الغاية ومعتمدة لدى سلطات الضريبة. استخدام البرامج يسهل العملية وغالباً ليس مكلفاً.

4. تسهيلات في إدارة الدفاتر

أصحاب مصالح العمل الذين يعانون من عُسر القراءة أو اضطراب التركيز وما شابه ذلك يحق لهم الحصول على تسهيلات في إدارة الدفاتر.

5. اللغة والعملة

قد يتم إدارة الدفاتر باللغة العبرية أو العربية لكن بالعملة الإسرائيلية فقط. إذا استلمتم دفعة بالعملة الأجنبية، فعليكم كتابة نوع العملة. وهنا أيضاً تبرز حسنة استخدام البرامج المحوسبة التي تقوم بتبديل قيمة الدفعة إلى شواكل.

6. حفظ دفاتر المصلحة

 يقضي القانون بإلزامكم بحفظ دفاتر المصلحة (الفواتير والتسجيلات وغيرها) لمدة أقصاها 7 سنوات من موعد إصدارها. يمكنكم حفظ المستندات في المصلحة ذاتها أو الحصول على موافقة من السلطات لحفظها في أرشيف خارجي. وفي حالات معينة يمكن حفظ نسخ إلكترونية من المستندات وهكذا توفرون تكاليف التخزين.