ששון ושמחה וניהול פרויקט

ניהול אירוע משפחתי הוא ניהול פרויקט לכל דבר. יש בו פרטים רבים, מורכבויות והפתעות לא צפויות. לכן, לאורך כל שלבי תכנון האירוע הקפידו לוודא שההוצאות לא עולות על ההכנסות.

אל תמציאו את הגלגל – היעזרו בתבניות קיימות לניהול התקציב

התחילו בכתיבת ההוצאות וההכנסות הצפויות. כדאי להיעזר בקבצי אקסל או במחשבונים שכבר קיימים, כדוגמת מחשבון החתונה שנמצא פה בתחתית עמוד. 

עלויות האירוע נחלקות ל -2 סוגים עיקריים:

• עלויות קבועות – הוצאות שאינן תלויות במספר המוזמנים. לדוגמה, עלות הצלם, השמלה ועוד.
• עלויות משתנות – הוצאות התלויות במספר המוזמנים. לדוגמה, עלות האוכל.

העריכו באופן שמרני את גובה המתנות שתקבלו מהאורחים

מה יהיה גובה הצ'קים שתקבלו מהאורחים? תלוי במידת הקרבה שלהם אליכם. סביר להניח שהמתנות הגדולות יגיעו מקרובי המשפחה הגרעינית ומחברים שהם 'כמו משפחה'. בין אם חתונה, בר-מצווה או בת-מצווה, ההוצאות לאירוע שלכם צריכות להתבסס על הערכה ריאלית של סכומי המתנות. ייתכן גם שלא כל המוזמנים יגיעו, והסכומים לא יהיו גבוהים כמו שקיוויתם. בנוסף, כדאי לחשב האם מוזמנים נוספים יעלו לכם את ההכנסות או את ההוצאות.

 לאורך כל הדרך עדכנו את קובץ  התקציב, והוסיפו הוצאות חדשות

נכון שלרוב יהיה מדובר בהוצאות קטנות, אולם אלה עלולות להצטבר לכדי סכום משמעותי שיהווה חוב אותו תיאלצו לפרוע במשך שנים לאחר האירוע.  

בחישוב צפי ההוצאות – עדיף לכוון להערכה גבוהה.

בחישוב צפי ההכנסות – עדיף לכוון להערכה נמוכה.  

אז מה כדאי לעשות כבר עכשיו?
	לחפש מחשבון / תבנית אקסל לניהול תקציב
	להכניס את ההוצאות הצפויות למחשבון / תבנית האקסל
	להעריך מה גובה המתנות שתקבלו מהאורחים ולעדכן את הנתונים בהתאם