לאורך תהליך ביצוע העסקה, מונפקות אסמכתאות על השלבים השונים שממנו הוא מורכב. אסמכתאות אלו ישמשו את שני הצדדים בעסקה למעקב אחר ההתקדמות התקינה של העסקה (תכולה, זמנים, איכות, תשלומים וכו') או במקרה של מחלוקת משפטית בין הצדדים בעסקה, כראייה על אי עמידה בתנאי העסקה. חלק מהאסמכתאות גם יוצגו לרשויות המס במסגרת חובת הדיווח וניהול ספרי העסק.

הצעת מחיר
אינה חובה בניהול הספרים, אך מסייעת ללקוח לאשר את העסקה ומהווה אסמכתא לתנאי העסקה עליהם סיכמו הצדדים.

הזמנת רכש ( הזמנת מכר / הזמנת עבודה)

"לחיצת היד" הוירטואלית על העסקה. בהזמנת הרכש מפורטים תנאי העסקה והרכב התשלומים על השירות או המוצר המוזמן. כדאי לכם תמיד לקבל הזמנת רכש מהלקוח בטרם תתחילו לעבוד. היא עשויה לשמש אתכם במקרה של אי עמידה בתנאי העסקה.

תעודת משלוח

המסמך המצורף לסחורה שסופקה ללקוח. בעזרתה יכול הלקוח לבדוק שאכן קיבל את תכולת ההזמנה. לפי הוראות ניהול ספרים, כל משלוח של סחורה חייב להיות מלווה בתעודת משלוח או בחשבונית מס.

חשבון עסקה
ישנם מקרים בהם חשבון עסקה נמסרת מטעם בעל העסק ללקוח כדרישת תשלום. מכיוון שהיא אינה משמשת כהוכחה לקיום עסקה לצורכי מיסוי, שימוש בחשבון עסקה ולא בחשבונית מס (בעסקים בהם היא מותרת לשימוש) ידחה את תשלום המע"מ ומקדמות המס עד לקבלת התשלום מהלקוח. חשבון עסקה בדרך כלל משמשת רק עסקים שאינם מחזיקים מלאי. כדאי לבדוק עם רואה החשבון שלכם אם השימוש בחשבון עסקה מותר בעסק שלכם.

חשבונית מס

חשבונית מס היא אסמכתא לביצוע עסקה. לפי סכימת חשבוניות המס נקבעות הכנסות העסק בפועל, ועל כן היא מסמך חובה לעוסקים מורשים ולחברות בע"מ. בעת ביצוע עסקה חובה עליכם להוציא חשבונית מס. המקור יימסר ללקוח לצורכי דיווח משלו והעותק יישאר אצלכם לצורכי הדיווח מצדכם לרשויות.

קבלה
הקבלה מהווה אסמכתא לקבלת תשלום על העסקה. החוק מחייב בעלי עסקים להפיק קבלה מיד עם קבלת תשלום ולהגישה ללקוח. אין צורך לשמור עותק של הקבלה.

חשבונית מס-קבלה

כשמה כן היא - מסמך שהוא גם חשבונית מס וגם קבלה, שמופק בשני עותקים – עותק אחד נשמר אצל בעל העסק כחשבונית מס לטובת תיעוד פנימי, ועותק נוסף ניתן ללקוח כאסמכתא חוקית על ביצוע העסקה ועל קבלת התשלום. מסמך זה נהוג בשימוש בעיקר בקרב בעלי העסקים שמוציאים חשבון עסקה.

אסור לכם לקבל כסף (מזומן, שיק או העברה בנקאית) בלי להוציא באותו הרגע קבלה. דווקא עם חשבונית המס אפשר לחכות, אבל הקבלה היא ההוכחה שלא העלמתם מס ותעדתם רשמית את קבלת הכסף.  שימו לב: במקרה של אי הוצאת קבלה במועד קבלת התשלום, ביקורת אקראית של רשויות המס עלולה לפסול לכם את הספרים ולעלות לכם בקנס יקר!