הצעת מחיר טובה ויסודית תסייע לכם להימנע מקונפליקטים לא נעימים ותחסוך לכם בעיות בהמשך. ריכזנו עבורכם מספר סעיפים שכדאי לשלב בכל הצעת מחיר. 

1. סעיף תכולות ההצעה: הגדירו בצורה מפורטת ככל הניתן מה תכלול ההצעה, איך אתם מתכוונים לפתור את הבעיה או הצורך המדובר, מה היקף השעות המתוכנן, כמות התוצרים והיקפם, כמות הפגישות עם הלקוח, נסיעות או הובלות הכרוכות במתן השירות וכדומה. ככל שתדייקו יותר, כך תיטיבו לתאם ציפיות עם הלקוח בצורה ברורה יותר.

2. סעיף גידור חריגות: הגדירו בפירוש מה נחשב לחריגה מהתכולה הראשונית, בין אם מדובר בסבב תיקונים נוסף, בבקשה לשינוי תוצר אחרי שכבר אושר או באפשרויות החלפת מוצר. לעתים מומלץ לשלב מראש בהצעה טבלת עלויות נוספות למצבי חריגה צפויים. מהלך זה יחסוך לכם כניסה למו"מ מחודש בכל פעם שתחול חריגה מהכתוב בהצעה. כדי לוודא שאתם מכוסים מול הלקוח, שקלו להתייעץ עם עו"ד לצורך ניסוח מדויק של גידור הסיכונים המתאים לעסק שלכם.

3. סעיף לוחות זמנים: התייחסו ללוחות הזמנים ואבני הדרך להשלמת הפרויקט. הדגישו כי הלו"ז הוא משוער ותלוי גם בתגובה מהירה ויעילה מצד הלקוח. אם זיהיתם גורמים נוספים שעלולים לעכב, הקפידו לסייג ולהכניסם להצעה. 

4. סעיף תחומי אחריות: ציינו במפורש את הדרישות שלכם מהלקוח: זמני תגובה, דרישות טכנולוגיות, הקצאת משאבים וכוח אדם או כל דרישה אחרת שבהעדרה השירות שלכם עלול להיפגע או העמידה בלוחות הזמנים לא תתאפשר.

5. סעיף תנאי תשלום ומקדמות:

• הגדירו מראש את אבני הדרך לתשלום תוך פירוט גובה ומועד התשלום.
• הגדירו כי במקרה של הקפאת עבודה לא יוחזר כסף על עבודה שהושקעה או יוחזר סכום חלקי בלבד.
• הגדירו מראש תוך כמה זמן על הלקוח לשלם את החשבונית. השתדלו לשאוף תמיד לתשלום במזומן או שוטף + 30.

כדי להגן על עצמכם ממצב בו הפרויקט עלה על שרטון לאחר שהשקעתם זמן ועבודה, הקפידו לבקש מקדמה או הגדירו תשלומים לביצוע בשלבים מוקדמים בתהליך, התואמים להיקפי ההוצאות שלכם בפועל. 

6. סעיף תוקף ההצעה: הגבילו את תוקף הצעתכם בזמן. מהלך זה ימנע מצבים בהם לקוח יחזור אליכם לאחר חודשים רבים והמחיר מבחינתכם כבר לא יהיה רלוונטי. בדרך כלל נהוג להגביל את תוקף ההצעה לתקופה של בין 7 ל-60 יום ממועד שליחתה ללקוח.